Dieser Artikel ist relevant für Mitarbeitende mit Berechtigungen basierend auf allen Rollen.
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Diese Funktion ist kostenlos während der Pilotphase verfügbar. Später wird sie in unseren Premium-Plänen enthalten sein.
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finway wächst zur vollständigen Purchase-to-Pay (P2P) Plattform
Mit den neuen Purchase-to-Pay (P2P)-Funktionen in finway, können Sie Bestellanträge direkt in finway anlegen oder extern generierte Bestellungen (Purchase Orders/ POs) hochladen, freigeben und verwalten - vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung. Bestellungen werden automatisch mit Rechnungen abgeglichen und der Status aktualisiert.
ℹ️ finway’s ehemalige Kaufanträge wurden im September 2025 durch Bestellanträge (Purchase Orders/ POs), mit der Möglichkeit zur Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen, ersetzt. Für Bestellanträge gibt es noch keine Workflow Konfigurierung, diese folgt in Q4 2025.
Video Tutorials
Sehen Sie sich hier Kurzvideos zu den einzelnen Schritten an.
Bestellung anlegen
Bestellung anlegen | Bestellung zur Freigabe schicken | Bestellung wartet auf Lieferung
Budgetanträge und Einkaufsfreigaben
Bestellfreigabe | Einkaufsfreigabe & Rollenrechte | Einsichtsrechte für Admins | Abschluss und Lieferstatus
Rechnungsantrag erstellen
Rechnungsantrag | Vorkontierung | Bestellbezug
Rechnungsantrag mit Bestellung verknüpfen
Rechnung hochladen/ Rechnungsantrag | Rechnung mit Bestellung verknüpfen | Bestellung abschließen
Bestellantrag mit finway Karte erstellen
Bestellung erstellen | Lieferant anlegen & Karte erstellen | Bestellung einreichen & freigeben | Karte für Online-Kauf nutzen
Einstieg & Erste Nutzung
Sie finden die neuen Bestell-Funktionen direkt über Ihr Dashboard.
Klicken Sie auf den »Neu«-Button und wählen Sie »Bestellung« aus.
Die Bestellung öffnet sich in einem Drawer – einem seitlich einfahrenden Fenster von rechts, das Ihre Hauptansicht nicht komplett verdeckt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Bestellantrag starten
Option 1: Neu beginnen - Geben Sie alle Bestelldetails manuell ein. Sollten Sie keine Bestellnummer eingeben, generiert finway eine einmalige Bestellnummer für Sie.
Option 2: Bestellung (PO-Dokument) hochladen - Lassen Sie das Dokument durch die KI-gestützte OCR automatisch auslesen, um die Maske vor auszufüllen (Bestellnummer, Lieferant, Positionen, Beträge u.v.m)
ℹ️ Tipp: Nutzen Sie den PO-Upload mit unserem KI-gestützten OCR, um Zeit zu sparen und Tippfehler zu vermeiden.
2. Positionen & Kosten zuordnen
Fügen Sie Ihre Positionen (Artikel oder Dienstleistungen) hinzu oder überprüfen Sie die automatisch erfassten Daten.
Weisen Sie die Kosten entweder auf Bestell- oder auf Positionsebene zu.
Bei Zuweisung auf Bestellebene werden alle Positionen automatisch übernommen - das spart Klicks.
Eine Validierung prüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
3. Bestellantrag als Entwurf speichern oder direkt einreichen
Als Entwurf speichern: Entwürfe bleiben für Sie zugänglich und können später bearbeitet werden. Entwürfe sind nur für den/die Antragsteller:in selbst sichtbar, für sonst niemanden.
Einreichen: finway wählt automatisch den/die zuständige:n Genehmiger:in auf Basis der Kostenstellenzuordnung. Die Kostenstelle, die dem Artikel mit dem höchsten Betrag zugeordnet wurde, ist ausschlaggebenden für die Wahl des nächsten Genehmigers / der nächsten Genehmigerin.
4. Genehmigung
ℹ️ Wichtig: mit den ersten Purchase-to-Pay (P2P)-Funktionen stehen noch keine Workflows für Bestellungen zur Verfügung.
Festlegung der Genehmiger:in
Die Auswahl der nächsten Genehmiger:in erfolgt automatisch nach festen Regeln:
Standard: Beim Öffnen des Bestellantrags wird zunächst die/der Vorgesetzte des/der Antragsteller:in als Genehmiger:in vorgeschlagen.
Kein/e Vorgesetzte:r vorhanden: Falls der/die Antragsteller:in keinen Vorgesetzten hat, wird automatisch die/der Ersatz-Genehmiger:in der Firma eingetragen.
Globale Kostenstelle: Sobald im Antrag eine globale Kostenstelle angegeben wird, wird der/die Verantwortliche dieser Kostenstelle als Genehmiger:in gesetzt.
Mehrere Kostenstellen auf Artikelebene: Wenn auf Artikelebene verschiedene Kostenstellen eingetragen sind, wird die/der Verantwortliche der Kostenstelle ausgewählt, die den größten Kostenanteil trägt.
Der/die Genehmiger:in kann den Bestellantrag:
Freigeben: Klick auf »Freigeben«
Ablehnen: Klick auf »Ablehnen« (mit Begründung – eine Ablehnung kann nicht rückgängig gemacht werden)
oder mit Klick auf »Änderungen anfordern« den Bestellantrag zurück zu der/dem Antragsteller:in schieben, so dass nötige Anpassungen gemacht werden können
Freigegebene Bestellungen erscheinen im »Einkauf«-Tab auf dem Dashboard.
Abgelehnte Bestellungen sind auf der Bestellübersicht weiterhin sichtbar.
5. Prüfung durch das Einkaufsteam
Berechtigte Nutzer:innen im Einkaufsteam prüfen die Bestellung bzw. den Bestellantrag und geben die Bestellung mit Klick auf den Button »Bestellung freigeben« frei.
⚠️ Nach Bestätigung durch das Einkaufsteam ist die Bestellung nicht mehr editierbar.
Warum?
Sicherstellung einer konsistenten Datenbasis
Einhaltung von Compliance- und Audit-Anforderungen
Vermeidung von Abweichungen gegenüber Lieferanten oder der Buchhaltung
Erfahren Sie hier mehr zum Freigabeprozesse durch das Einkaufsteam.
6. Rechnung einpflegen & Abgleich
Je nach Organisation übernimmt dies die Finanzabteilung oder der/die ursprüngliche Antragsteller:in. Sobald die Bestellung den Status »Lieferung« hat, kann diese mit ein oder mehrere Rechnungen verknüpft werden.
Schritte:
Bestellung (PO) auswählen und auf »Rechnung hinzufügen« klicken
Rechnungsantrag erstellen und Rechnung hochladen. Dort sehen Sie, dass bereits die Bestellung verlinkt ist. Sie können über das Plus-Symbol weitere Bestellungen auswählen. Klicken Sie dann auf »Artikel verlinken«.
Rechnungspositionen mit PO-Positionen verknüpfen. Dafür wählen Sie den jeweiligen Artikel auf der Rechnung und den entsprechenden Artikel auf der Bestellung aus.
Wenn Sie mehrere Bestellungen verknüpft haben, wechseln Sie die Ansicht der Bestellung, in dem Sie auf die Bestellnummer klicken.
Sie können einzelne oder alle Verknüpfungen auch wieder aufheben, indem Sie auf das "Verlinkung aufheben"-Symbol klicken.
Der 2-Wege-Abgleich sorgt dafür, dass bestellte und berechnete Artikel übereinstimmen, bevor die Zahlung erfolgt. Sie sehen außerdem den aktuellen Rechnungsstatus.
ℹ️ Die automatisierte Verknüpfung von Bestellungen mit Rechnungen bieten folgende Übersichten:
1. Eine Bestellung wird über mehrere Rechnungen abgerechnet (z.B. Anzahlung + Restzahlung)
2. Mehrere Bestellungen fließen in eine Sammelrechnung ein
7. Menü »Bestellungen«
Im neuen Menüpunkt “Bestellungen” finden Sie die Übersicht zu allen Bestellungen und deren Bearbeitungsstatus.
8. Dashboard-Tab »Einkauf«
Das neue Tab “Einkauf” im Dashboard zeigt die Übersicht der eingereichten und freigegebenen Bestellungen.
