WebApp | Version 7.0
finway wächst zur zentralen Plattform für Ihren gesamten Einkaufs- und Zahlungsprozess (Purchase-to-Pay/ P2P).
Mit den neuen Purchase-to-Pay (P2P)-Funktionen in finway, können Sie Bestellanträge direkt in finway anlegen oder extern generierte Bestellungen (Purchase Orders/ POs) hochladen, freigeben und verwalten - vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung. Bestellungen werden automatisch mit Rechnungen abgeglichen und der Status aktualisiert. Damit bündeln Sie Bestellungen und Rechnungen digital an einem Ort - für weniger manuellen Aufwand, mehr Kontrolle und volle Transparenz. Zahlen Sie nur, was Sie bestellt haben.
ℹ️ finway’s ehemalige Kaufanträge wurden im September 2025 durch Bestellanträge (Purchase Orders/ POs), mit der Möglichkeit zur Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen, ersetzt. Für Bestellanträge gibt es noch keine Workflow Konfigurierung, diese folgt in Q4 2025.
🆕 Testen Sie unser neues Feature:
Diese Funktion ist kostenlos während der Pilotphase verfügbar. Später wird sie in unseren Premium-Plänen enthalten sein.
👉 Möchten Sie mehr erfahren?
ℹ️ Sehen Sie sich hier die Kurzvideos zu den neuen Funktion an.
Einstieg & Erste Nutzung
Sie finden die neuen Bestell-Funktionen direkt über Ihr Dashboard.
Klicken Sie auf den »Neu«-Button und wählen Sie »Bestellung« aus.
Die Bestellung öffnet sich in einem Drawer – einem seitlich einfahrenden Fenster von rechts, das Ihre Hauptansicht nicht komplett verdeckt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Bestellantrag starten
Option 1: Neu beginnen - Geben Sie alle Bestelldetails manuell ein. Sollten Sie keine Bestellnummer eingeben, generiert finway eine einmalige Bestellnummer für Sie.
Option 2: Bestellung (PO-Dokument) hochladen - Lassen Sie das Dokument durch die KI-gestützte OCR automatisch auslesen, um die Maske vorausfüllen (Bestellnummer, Lieferant, Positionen, Beträge u.v.m)
ℹ️ Tipp: Nutzen Sie den PO-Upload mit unserem KI-gestützten OCR, um Zeit zu sparen und Tippfehler zu vermeiden.
2. Positionen & Kosten zuordnen
Fügen Sie Ihre Positionen (Artikel oder Dienstleistungen) hinzu oder überprüfen Sie die automatisch erfassten Daten.
Weisen Sie die Kosten entweder auf Bestell- oder auf Positionsebene zu.
Bei Zuweisung auf Bestellebene werden alle Positionen automatisch übernommen - das spart Klicks.
Eine Validierung prüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
3. Bestellantrag als Entwurf speichern oder direkt einreichen
Als Entwurf speichern: Entwürfe bleiben für Sie zugänglich und können später bearbeitet werden. Entwürfe sind nur für den/die Antragsteller:in selbst sichtbar, für sonst niemanden.
Einreichen: finway wählt automatisch den/die zuständige:n Genehmiger:in auf Basis der Kostenstellenzuordnung. Die Kostenstelle, die dem Artikel mit dem höchsten Betrag zugeordnet wurde, ist ausschlaggebend für die Wahl des nächsten Genehmigers / der nächsten Genehmigerin.
4. Genehmigung
Der/die Genehmiger:in kann den Bestellantrag:
Freigeben: Klick auf »Freigeben«
Ablehnen: Klick auf »Ablehnen« (mit Begründung – eine Ablehnung kann nicht rückgängig gemacht werden)
oder mit Klick auf »Änderungen anfordern« den Bestellantrag zurück zu der/dem Antragsteller:in schieben, so dass nötige Anpassungen gemacht werden können
Freigegebene Bestellungen erscheinen im »Einkauf«-Tab auf dem Dashboard.
Abgelehnte Bestellungen sind auf der Bestellübersicht weiterhin sichtbar.
5. Prüfung durch das Einkaufsteam
Berechtigte Nutzer:innen im Einkaufsteam prüfen die Bestellung bzw. den Bestellantrag und geben die Bestellung mit Klick auf den Button »Bestellung freigeben« frei.
⚠️ Nach Bestätigung durch das Einkaufsteam ist die Bestellung nicht mehr editierbar.
Warum?
Sicherstellung einer konsistenten Datenbasis
Einhaltung von Compliance- und Audit-Anforderungen
Vermeidung von Abweichungen gegenüber Lieferanten oder der Buchhaltung
Erfahren Sie hier mehr zum Freigabeprozesse durch das Einkaufsteam.
6. Rechnung einpflegen & Abgleich
Je nach Organisation übernimmt dies die Finanzabteilung oder der/die ursprüngliche Antragsteller:in. Sobald die Rechnung den Status »Lieferung« hat, kann diese mit ein oder mehrere Bestellungen verknüpft werden.
Schritte:
Bestellung (PO) auswählen und auf »Rechnung hinzufügen« klicken
Rechnungsantrag erstellen und Rechnung hochladen. Dort sehen Sie, dass bereits die Bestellung verlinkt ist. Sie können über das Plus-Symbol weitere Bestellungen auswählen. Klicken Sie dann auf »Artikel verlinken«.
Rechnungspositionen mit PO-Positionen verknüpfen. Dafür wählen Sie den jeweiligen Artikel auf der Rechnung und den entsprechenden Artikel auf der Bestellung aus.
Wenn Sie mehrere Bestellungen verknüpft haben, wechseln Sie die Ansicht der Bestellung, in dem Sie auf die Bestellnummer klicken.
Sie können einzelne oder alle Verknüpfungen auch wieder aufheben, indem Sie auf das "Verlinkung aufheben"-Symbol klicken.
Der 2-Wege-Abgleich sorgt dafür, dass bestellte und berechnete Artikel übereinstimmen, bevor die Zahlung erfolgt. Sie sehen außerdem den aktuellen Rechnungsstatus.
ℹ️ Die automatisierte Verknüpfung von Bestellungen mit Rechnungen bieten folgende Übersichten:
1. Eine Bestellung wird über mehrere Rechnungen abgerechnet (z.B. Anzahlung + Restzahlung)
2. Mehrere Bestellungen fließen in eine Sammelrechnung ein
Sehen Sie sich hier die Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen an:
7. Menü »Bestellungen«
Im neuen Menüpunkt »Bestellungen« finden Sie die Übersicht zu allen Bestellungen und deren Bearbeitungsstatus.
8. Dashboard-Tab »Einkauf«
Das neue Tab »Einkauf« im Dashboard zeigt die Übersicht der eingereichten und freigegebenen Bestellungen.
Neuer Antragstyp und Workflows für Abonnements
Abonnements können ab sofort über den Abonnementsantrag beantragt werden und durchlaufen dann den definierten Freigabeprozess.
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