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Viel gewünscht und jetzt verfügbar: das neue Abwesenheitsmanagement! Ab sofort können Sie bis zu zwei Vertretungen für Ihre Abwesenheit einstellen und Genehmigungsanfragen werden automatisch an die Vertretung übergeben.
ℹ️ Wie alle Mitarbeiter:innen ihre Abwesenheit einrichten können und was mit Anträgen passiert, wenn Genehmiger:innen abwesend sind, erfahren Sie hier.
Abwesenheit einrichten
Als Genehmiger:in oder Admin können Sie Ihre Abwesenheit ab sofort auch über die Nutzer:in Einstellung »Abwesenheit« eintragen. Dafür navigieren Sie in den Einstellungen zum Bereich »Nutzer:in« und anschließend zum Reiter »Abwesenheit«. Dort können Sie Ihren Abwesenheitszeitraum festlegen.
Vertretung für meine Abwesenheit einrichten
Es besteht die Möglichkeit, bis zu zwei Vertretungen zu benennen: eine primäre und eine sekundäre Vertretung. Voraussetzung dafür ist, dass die gewählte Vertretung über Genehmigungsrechte verfügt, da sie ansonsten nicht in der Lage ist, während Ihrer Abwesenheit Genehmigungen zu erteilen.
ℹ️ Die Vertretung muss vom Benutzenden selbst eingetragen werden und kann nicht durch den Admin erfolgen.
ℹ️ Bitte beachten Sie: Für jede Firma, in welcher der/die Mitarbeiter:in tätig ist, muss eine separate Vertretung konfiguriert werden.
Abläufe während der Abwesenheit
Zu Beginn der Abwesenheit erhält die Vertretung eine E-Mail mit den Informationen:
Name der zu vertretenden Person
Informationen zum Vertretungszeitraum
damit zusammenhängende To Do’s und
sofortigen Zugriff auf alle offenen Genehmigungsanfragen der abwesenden Person.
Sobald also eine Abwesenheit mit einer hinterlegten Vertretung beginnt, erfolgen automatisch mehrere Benachrichtigungen und systeminterne Zuweisungen. Die Vertretung erhält eine E-Mail über die eingetragene Vertretung und sieht auf dem eigenen finway-Dashboard ein entsprechendes Banner mit allen relevanten Informationen.
ℹ️ Um der Vertretung die Bearbeitung wiederkehrender Rechnungen zu erleichtern, empfiehlt es sich, die Vertretung namentlich in Kommentaren zu bereits genehmigten Rechnungen zu erwähnen.
Der Vertretung werden alle offenen Genehmigungsanfragen der abwesenden Person zugänglich gemacht. Falls aktiviert, erhält er/sie Erinnerungs-E-Mails über ausstehende Genehmigungen. Um die Erinnerungs-E-Mails zu erhalten, muss die Vertretung in den Nutzer:inneneinstellungen unter Benachrichtigungen die Option »Benachrichtigungen zu Ihren Aktionen« aktiviert haben. Anfragen, für die eine Vertretung genehmigen soll, erscheinen optisch abgegrenzt von den eigenen auf dem Dashboard.
Darüber hinaus wird die Vertretung automatisch zu sämtlichen Workflows der abwesenden Person hinzugefügt und erhält somit auch alle neuen Genehmigungsanfragen, die während der Abwesenheit eingehen. Wird eine abwesende Person als Genehmiger:in für eine Rechnung ausgewählt, erfolgt automatisch die Zuweisung der Vertretung.
In der Mitarbeiter:innenliste wird eine aktive Abwesenheit durch ein kleines Symbol (Tooltip) neben dem Benutzer:innennamen angezeigt. Beim hovern mit der Maus erscheinen weitere Details, wie der Zeitraum der Abwesenheit und die eingetragene Vertretung.
Bei Auswahl eines Genehmigungsworkflows durch eine/n Antragsteller:in wird auch angezeigt, wenn sich eine Person im Workflow derzeit in Abwesenheit befindet und wer sie vertritt.
⚠️ Einschränkungen und Besonderheiten
Es können maximal zwei Abwesenheitsvertretungen eingetragen werden.
Bei Nutzer:innen, die mehreren Firmen zugeordnet sind, muss die Vertretung für jede Firma separat eingerichtet werden (betrifft Multi-Mandatenfähigkeit, Professional Paket).
Die Abwesenheitseinstellungen in den Nutzer:inneneinstellungen sind nur sichtbar, wenn der/die Benutzer:in über Genehmigungsrechte verfügt.
Im Auswahlmenü werden ausschließlich Benutzer:innen mit Genehmigungsrechten angezeigt.
Wird eine Person als Genehmiger:in gewählt, die nicht Teil des Kartenprogramms ist (vorausgesetzt, das Kartenprogramm ist aktiviert), kann diese Person KEINE Kartenanträge genehmigen. Diese müssen dann weiterhin von einem/er Administrator:in oder dem/der Genehmiger:in nach Rückkehr genehmigt werden.
Ist in der Instanz die Integration mit Personio aktiviert und die Abwesenheitssynchronisation eingeschaltet, werden Abwesenheiten direkt über Personio synchronisiert.
Abwesenheitshinweise für Admins
Als Admin können Sie in den Einstellungen unter »Feature-Einstellungen« allgemein einstellen, ob Abwesenheiten von den Mitarbeiter:innen selbst oder nur durch Admins eingetragen werden können.
Abwesenheitsregelungen, wenn keine Vertretung hinterlegt ist
Wenn für die Abwesenheit keine Vertretung hinterlegt ist, erscheint bei der Auswahl des:der Genehmiger:in während der Antragserstellung ein Pop-up mit dem Hinweis, dass der:die Genehmiger:in aktuell nicht verfügbar ist.Die Mitarbeitenden sehen außerdem, wann die Person wieder zurück sein wird.
Sollte es ausreichen, wenn der Antrag nach der Rückkehr des:der Genehmiger:in freigegeben wird, wählt der/die Antragsteller:in die Option »Ich kann warten«. Damit bleibt der:die reguläre Genehmiger:in für diesen Antrag zuständig und kann ihn zu einem späteren freigeben.
Bei dringenden Anträgen klicken Antragsteller:innen auf »Es ist dringend, wählen Sie eine:n andere:n Genehmiger:in«. Im Dropdown werden alle Admins angezeigt, die mindestens eine Woche lang verfügbar sind. Antragsteller:innen können eine Person auswählen, die dann den Freigabeprozess übernimmt.
Genehmiger:in in CSV Export
In finway's Standard CSV Export und auch in dem erweiterten CSV-Export gibt es die Spalte "LastApprover", "LastApprovedBy" und "NextApprover".
LastApprover | LastApprovedBy | NextApprover |
Diese Spalte zeigt den oder die zuletzt vorgesehenen Genehmiger:in gemäß dem definierten Workflow an. | Diese Spalte zeigt den oder die tatsächlichen letzten Genehmiger:in. Falls eine Vertretung die Genehmigung erteilt hat, wird diese hier aufgeführt. | Diese Spalte zeigt den oder die nächsten ausstehenden Genehmiger:in, sofern sich der Antrag noch im Freigabeprozess befindet. |