Dieser Artikel ist relevant für Mitarbeitende mit Berechtigungen basierend auf allen Rollen.
Mit der neuen Lieferschein-Funktion können Sie ab sofort gelieferte Artikel mit Bestellungen verknüpfen. So sehen Sie direkt den aktuellen Lieferstatus und Rechnungsstatus der einzelnen Artikel auf Bestellebene. Alle Benutzer:innen können Lieferscheine hochladen und mit den von ihnen erstellten Bestellungen verknüpfen.
Voraussetzung:
Die Bestellung muss bereits in finway erstellt sein und sich im Status »Lieferung« befinden, um die Verknüpfung auf Artikelebene erstellen zu können.
ℹ️ Bitte beachten Sie: ab sofort können Lieferscheine nicht mehr direkt auf Rechnungsanträgen hochgeladen werden. Stattdessen steht Ihnen die neue Option im Rahmen von Purchase-to-Pay zur Verfügung, mit der Sie Lieferscheine auf Positionsebene direkt mit Bestellungen verknüpfen und den aktuellen Lieferstatus einsehen können.
Bereits hochgeladene Lieferscheine und Dokumente bleiben selbstverständlich bestehen und werden nicht entfernt.
Video Tutorial
Sehen Sie sich hier ein Kurzvideo zu den einzelnen Schritten an.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hochladen & Erfassen von Lieferscheinen
Es gibt 2 Optionen, Lieferscheine in finway hochzuladen und mit Bestellungen zu verknüpfen.
Option 1: Klicken Sie auf dem Dashboard auf den »Neu«-Button und wählen Sie »Lieferschein« aus.
Option 2: Klicken Sie direkt auf Bestellebene auf »Lieferschein« und »Lieferschein hinzufügen«
Schritt 1:
Laden Sie einen neuen Lieferschein hoch und lassen Sie das Dokument durch die KI-gestützte OCR automatisch auslesen, um die Maske vorauszufüllen:
Lieferscheinnummer
Datum
gelieferte Artikel inklusive Menge, Artikelnummer und Einheit
Lieferant
Lieferadresse
und falls vorhanden auch die PO-Nummer
Beinhaltet der Lieferschein die PO Nummer, sucht finway im System automatisch nach dieser PO Nummer. Ist sie vorhanden, wird die Bestellung mit dieser PO-Nummer dem Lieferschein direkt zugeordnet. Dann müssen nur noch die Lieferscheinpositionen mit den Bestellpositionen verknüpft werden.
Schritt 2:
Im nächsten Schritt können Sie den Lieferschein mit der Bestellung auf Artikelebene verknüpfen. Es öffnet sich ein Fenster und Sie sehen links die Lieferscheinpositionen und rechts die Bestellpositionen. Verknüpfen Sie nun die gelieferten Artikel mit den Artikeln der Bestellung. Klicken Sie nach der Verknüpfung auf »Verknüpfung einreichen«.
Damit haben Sie dann sowohl den Lieferschein in finway erstellt, als auch die Verknüpfung zwischen der Bestellung und dem Lieferschein.
Übersicht des Lieferstatus auf Bestellebene
Sie sehen auf der Ebene der Bestellung die verknüpften Lieferscheine und die einzelnen Informationen zu den einzelnen Artikeln:
Vollständig geliefert - bedeutet, dass die bestellte Menge und die erhaltene Menge übereinstimmt
Teilweise geliefert - bedeutet, dass die bestellte Menge und die erhaltene Menge nur teilweise übereinstimmt, z.B. bei Teillieferungen
Lieferung offen - bedeutet, dass die erhaltene Menge 0 ist
Erhalten Sie weitere Lieferungen zu der selben Bestellung, laden Sie die Lieferscheine erneut über eine der Optionen hoch und klicken Sie wieder auf »Artikel verlinken«. Sie sehen nun im Bereich »Bestellpositionen« die aktualisierten Mengen:
Bestellte Menge
Bereits erhaltene Menge
Offene Menge
Verknüpfen Sie nun die noch offenen Artikel mit offenen Mengen.
Sie sehen jetzt auf Bestellebene den aktualisierten Lieferstatus »geliefert«.
Solange die Bestellung noch nicht abgeschlossen wurde, können einzelne oder alle Verknüpfungen auch wieder aufgehoben werden. Das funktioniert, indem Sie auf das »Verlinkung aufheben« -Symbol klicken.
Verknüpfung mit Rechnungen
Details und Video Tutorials zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel.
Laden Sie eine neue Rechnung hoch und achten Sie dabei darauf, den Button »Artikel« anzustellen. Nur so funktioniert die Verknüpfung auf Artikelebene.
Sie sehen die automatisch erkannte Bestellummer (PO) der in finway erstellten Bestellung. Verlinken Sie nun ebenfalls die einzelnen Rechnungspositionen mit den Bestellpositionen.
Bestellung abschließen
Die Verknüpfung der Rechnung mit der Bestellung und des Lieferscheins mit der Bestellung ist nun vollständig hergestellt.
Entweder, Sie schließen die Bestellung manuell ab, indem Sie auf den Button »Bestellung abschließen« klicken oder die Bestellung wird automatisch abgeschlossen, sobald die verknüpfte Rechnung den Status »Geprüft« erreicht hat.
Übersicht und Detailseite von Lieferscheinen
Im Menü unter »Lieferscheine« finden Sie in einer Tabellenübersicht alle hochgeladenen Lieferscheine mit Angaben zu:
Lieferscheinnummer
Lieferant
Datum
Ersteller:in
und verknüpfter Bestellungen.
Über den Button »Optionen« können Sie sich die Details zu Lieferscheinen ansehen, bearbeiten oder den Lieferschein löschen.
Klicken Sie in der Tabelle auf einen bestimmten Lieferschein, um die Details des Lieferscheins zu sehen. Auch auf der Lieferschein-Ebene kann man die verknüpfte Bestellung einsehen und die Verknüpfungen verwalten.
ℹ️ Wenn Sie einen Lieferschein löschen, der bereits zu einer Bestellung verknüpft wurde, dann wird die erhaltene Menge der einzelnen Positionen auf der Bestellung angepasst.