So funktioniert Ihre Rückerstattung in finway (für Mitarbeitende)

📌 Das Wichtigste auf einen Blick

Einreichung: Reichen Sie Ihre Auslage einfach digital ein – per Webapp oder finway App (mehr dazu hier).
Automatischer Ablauf: Nach der Freigabe wird die Erstattung direkt durch auf Ihr hinterlegtes Bankkonto veranlasst.
Transparenz: Sie können den aktuellen Status Ihrer Rückerstattung in Ihrem finway Profil einsehen unter "To-Dos" und "in Bearbeitung".

Je nach gebuchter Version, sehen Sie eventuell lediglich nur die Option "Standard" als Rückerstattung. Dies ist kein Fehler.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rolle "Admin" die Möglichkeit haben in Auftrag zu arbeiten. Die zu beantragende Person ist unbedingt zu überprüfen vor der Bezahlung.
Als Rolle "Mitarbeiter" ist man automatisch vorausgewählt, als zu beantragende Person.

🚀 In 3 Schritten zur Rückerstattung

Schritt 1: Auslage einreichen

Loggen Sie sich in finway ein (per Webapp oder App).
Klicken Sie auf das "+" Plus-Symbol und dann Rückerstattungen
Geben Sie die Details zur Auslage ein:
- Standard
- Fahrtkosten
- Bewirtung
- Verpflegungsmehraufwand
Laden Sie den passenden Beleg hoch (z. B. Belegfoto oder PDF-Dokument).

Schritt 2: Freigabe-Prozess

Nach dem Absenden wird Ihre Anfrage automatisch an die zuständige Person (z. B. Ihre Führungskraft) weitergeleitet.

Schritt 3: Auszahlung erhalten

Sobald Ihre Auslage genehmigt und von der Buchhaltung verarbeitet wurde, wird der Betrag auf Ihr in finway hinterlegtes persönliches Bankkonto überwiesen.

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung pro Rückerstattungsart

Standard

📄 1. Beleg hinzufügen

Laden Sie Ihren Beleg auf einem der folgenden Wege hoch:

Aus dem Dokumenteneingang: Wählen Sie ein bereits in finway hochgeladenes Dokument aus (1).
Vom Computer hochladen: Wählen Sie eine Datei direkt aus Ihrem lokalen Ordnerpfad aus (2).
Per finway App: Ein Foto des Belegs können Sie auch ganz bequem und von unterwegs über die finway App hochladen (weitere Informationen finden Sie hier).

⚠️ Hinweis: Sollte der Originalbeleg fehlen, nutzen Sie den Schalter „Beleg nicht verfügbar“ zur Erstellung eines Eigenbelegs nur im Ausnahmefall, da dies steuerliche Nachteile (Verlust des Vorsteuerabzugs) nach sich ziehen kann, mehr dazu hier.

🤖 2. OCR-Erkennung & Angaben überprüfen

Die integrierte KI-Belegerkennung (OCR) liest die Daten Ihres Belegs automatisch aus und füllt die entsprechenden Felder voraus.

Bitte werfen Sie vor dem Einreichen dennoch einen prüfenden Blick auf folgende Angaben:

Beschreibung: Ist der Geschäftsanlass oder der Grund der Auslage nachvollziehbar beschrieben?
Lieferant: Ist der korrekte Mitarbeitende gewählt?
Betrag: Stimmen Netto- und Bruttobeträge mit dem Beleg überein?
Kostenstelle (*): Die Angabe einer Kostenstelle ist ein Pflichtfeld. Falls Sie die genaue Kostenstelle nicht kennen, wählen Sie bitte die für Sie wahrscheinlichste Option aus – die Angabe wird im anschließenden Freigabeprozess von der zuständigen Instanz geprüft und gegebenenfalls korrigiert.

🔍 3. Prüfsatz kontrollieren

Prüfen Sie vor dem Klick auf Antrag einreichen ganz unten im Formular den Prüfsatz im blauen Infokasten:

Beispiel: „[Name der Person] erhält die Rückerstattungszahlung dieses Antrags“.

Stellen Sie sicher, dass hier die Person genannt ist, die das Geld tatsächlich ausgelegt hat und die Rückerstattung auf ihr Bankkonto erhalten soll.

Fahrtkosten (Professional)

Auf der linken Seite wird Ihnen eine interaktive Karte angezeigt. Tragen Sie auf der rechten Seite die Details zu Ihrer Fahrt ein:

Datum der Fahrt (*): Wählen Sie das Datum aus, an dem die Reise stattgefunden hat.
Startadresse (*) & Zieladresse (*): Geben Sie die genauen Adressen der Start- und Zielorte ein. Die Route wird automatisch auf der Karte berechnet.
Fahrzeug (Kilometerpauschale): Wählen Sie Ihr verwendetes Verkehrsmittel aus (z. B. Auto).
Entfernung: Wird anhand der eingegebenen Adressen automatisch ermittelt oder kann manuell angepasst werden, z. B. bei Stau. Geben Sie eine Kilometerzahl über der Toleranz an, müssen Sie einen Grund für die Umfahrung nennen.
Erstattungsfähiger Gesamtbetrag: finway berechnet den Erstattungsbetrag automatisch auf Basis der hinterlegten gesetzlichen Kilometerpauschale.

📝 3. Anlass & Kostenstelle angeben

Füllen Sie die verbleibenden Pflichtfelder für die Buchhaltung aus:

Beschreibung / Anlass der Fahrt (*): st der Geschäftsanlass oder der Grund der Auslage nachvollziehbar beschrieben?
Kostenstelle (*): Die Angabe einer Kostenstelle ist ein Pflichtfeld. Falls Sie die genaue Kostenstelle nicht kennen, wählen Sie bitte die für Sie wahrscheinlichste Option aus – die Angabe wird im anschließenden Freigabeprozess von der zuständigen Instanz geprüft und gegebenenfalls korrigiert.
Weiterverrechenbar: Aktivieren Sie den Schalter, falls die Reisekosten an einen Kunden weiterberechnet werden sollen.

Klicken Sie abschließend unten rechts auf Antrag einreichen.

Bewirtung (Professional)

Haben Sie Kunden, Geschäftspartner oder Ihr Team zu einem Essen eingeladen und die Kosten privat ausgelegt? In finway laden Sie einfach Ihren Bewirtungsbeleg hoch – dank der automatischen KI-Belegerkennung (OCR) werden alle relevanten Felder sofort automatisch für Sie ausgefüllt.

Laden Sie Ihren Bewirtungsbeleg (Bewirtungsquittung) auf der linken Seite hoch – aus dem Dokumenteneingang, vom Computer oder bequem per finway App.

⚠️ Hinweis: Sollte der Originalbeleg fehlen, nutzen Sie den Schalter „Beleg nicht verfügbar“ zur Erstellung eines Eigenbelegs nur im Ausnahmefall, da dies steuerliche Nachteile (Verlust des Vorsteuerabzugs) nach sich ziehen kann, mehr dazu hier.

Bitte machen Sie vor dem Einreichen lediglich einen kurzen Kontrollblick auf die automatisch erfassten Angaben:

Bewirtungsdetails: Wurden Bewirtungsstätte, Datum, Teilnehmer sowie der Anlass korrekt übernommen? Externe Teilnehmer können Sie einfach eintippen und hinzufügen.
Beträge & Aufschlüsselung: Wurden Speisen / Getränke (inkl. Steuersatz) und das Trinkgeld (0 % MwSt.) aufgeteilt?
Kostenstelle (*): Wählen Sie die passende Kostenstelle aus. Falls Sie diese nicht genau kennen, wählen Sie die für Sie wahrscheinlichste Option – sie wird im Freigabeprozess geprüft
Weiterverrechenbar: Aktivieren Sie den Schalter, falls die Kosten an einen Kunden weiterberechnet werden sollen.

Klicken Sie abschließend unten rechts auf Antrag einreichen.

Verpflegungsmehraufwand (Professional)

🧭 Geben Sie die Rahmendaten Ihrer Dienstreise ein:

Reiseziel / Land (*): Wählen Sie das Land bzw. die Stadt der Dienstreise aus (finway berechnet automatisch die jeweils gültigen gesetzlichen Pauschalsätze für In- und Ausland).
Reisezeitraum / Leistungszeitraum (*): Wählen Sie Start- und Enddatum sowie die Uhrzeiten Ihrer Dienstreise aus.
Anlass / Beschreibung der Reise (*): Geben Sie den geschäftlichen Grund der Reise an.

🥐 Wurden Ihnen während der Reise Mahlzeiten bereitgestellt (z. B. Frühstück im Hotel, Mittag- oder Abendessen durch Kunden/Veranstalter)?

Aktivieren Sie die entsprechenden Häkchen für Frühstück, Mittagessen oder Abendessen an den jeweiligen Reisetagen.
Automatische Kürzung: finway zieht die gesetzlich vorgeschriebenen Prozentsätze (z. B. 20 % für Frühstück, je 40 % für Mittag-/Abendessen) automatisch vom Tagespauschalbetrag ab.

Das Formular wählt automatisch die Unterkunft an. Sollten Sie die Kosten selbst getragen haben, erstellen Sie mit der Hotelrechnung eine Standardrückerstattung.

🔎 Überprüfung der Angaben

Erstattungsfähiger Gesamtbetrag: Der finale Auszahlungsbetrag wird auf Basis Ihrer Reisedauer, des Reiseziels und eventueller Mahlzeitenabzüge automatisch berechnet.
Lieferant (*): Wählen Sie hier zwingend die Person aus, die die Dienstreise angetreten hat und den Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt bekommen soll.
Kostenstelle (*): Wählen Sie die passende Kostenstelle aus. Falls Sie diese nicht genau kennen, wählen Sie die für Sie wahrscheinlichste Option – sie wird im anschließenden Freigabeprozess geprüft.

Klicken Sie abschließend unten rechts auf Antrag einreichen.

ℹ️ Wichtige Hinweise in allen Fällen:

Lieferant: Muss zwingend die Person sein, die die Rückerstattung erhält. Bitte wählen Sie diese korrekt aus.
Prüfsatz: Überprüfen Sie den Satz am Formularende, wer die Rückerstattung erhält. Sollte dort nicht die richtige Person genannt sein, ändern Sie bitte die Felder Lieferant und beantragende Person. *Admins können in Auftrag arbeiten. Mitarbeiter sind automatisch bereits selbst gewählt, als zu beantragende Person.
Bankkonto: Bitte überprüfen Sie Ihre hinterlegte Bankverbindung in Ihren Profileinstellungen, mehr dazu hier.

zuletzt aktualisiert am 20.10.2026