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Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein vom Unternehmen selbst erstellter Ersatzbeleg, der dann zum Einsatz kommt, wenn die originale Rechnung oder Quittung nicht mehr verfügbar ist. Es handelt sich um eine absolute Ausnahme, welche auch Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung nach sich ziehen kann. In der Regel sollten alle Mitarbeitenden bei Fehlen der Rechnung den Händler kontaktieren und prüfen, ob eine Rechnung wirklich nicht mehr nachgefordert werden kann. Ein Eigenbeleg dient lediglich als Nachweis für den Betriebsausgabenabzug (Gewinnminderung), berechtigt jedoch niemals zum Vorsteuerabzug.

Ein Eigenbeleg ist eine Ausnahme für fehlende Belege, nicht der Standardprozess. Er sollte nur genutzt werden, wenn ein regulärer Nachweis wirklich nicht verfügbar ist.

Wann du einen Eigenbeleg verwenden darfst

Ein Eigenbeleg darf in Deutschland ausschließlich als begründete Ausnahmelösung genutzt werden, wenn ein externer Fremdbeleg unverschuldet fehlt, verloren ging oder technisch gar nicht ausgestellt werden konnte. Voraussetzung ist stets, dass eine Zweitschrift vom Aussteller (Händler) nicht oder nur mit unzumutbarem Aufwand beschafft werden kann.

Unverschuldeter Belegverlust: Die Originalrechnung ist verloren, gestohlen oder zerstört und der Aussteller kann oder will kein Duplikat ausstellen.
Technisch bedingt beleglose Ausgaben: Ausgaben an Automaten ohne Belegdrucker (z. B. ältere Parkscheinautomaten, Waschanlagen, Münzautomaten).
Betrieblich veranlasstes Trinkgeld: Bare Trinkgelder bei Taxifahrten oder Geschäftsessen, sofern diese nicht direkt auf der regulären Quittung/Rechnung ausgewiesen sind.
Kreditkartenbetrug: Wenn ein Kreditkartenbetrug mit einer finway-Karte begangen wurde, kann hierfür kein Dokument erstellt werden. Um die Daten dennoch an den Steuerberater zu übergeben, kann ein Eigenbeleg genutzt werden. Einige Steuerberater bearbeiten entsprechende Fälle jedoch auch ohne Datensatz, sodass entsprechende Anträge vom finway-Support gelöscht werden können. Halte hierzu Rücksprache mit der Buchhaltung deines Unternehmens und bringe in Erfahrung, ob ein Datensatz erforderlich ist. Siehe hierzu auch: Ich habe eine unbekannte Kartentransaktion – was soll ich tun?

Ein Eigenbeleg ersetzt keinen regulären Rechnungsprozess, sondern dient als Notbehelf für einzelne Sonderfälle.

Nutze Eigenbelege nur im Ausnahmefall.

Der Vorgang sollte nachvollziehbar und plausibel sein.

Je seltener Eigenbelege im Unternehmen genutzt werden, desto unkritischer ist die Bewertung.

So funktioniert das Feature in finway

Wenn zu einer Ausgabe kein Beleg vorhanden ist, führt dich finway durch die Erstellung des Eigenbelegs direkt im Antrag.

Öffne den betroffenen Antrag oder die Rückerstattung in finway.
Starte den Prozess zur Erstellung eines Eigenbelegs. Hierzu befindet sich ein Button unterhalb des Bereichs, in welchem sich der Rechnungsupload befindet:

3. Fülle die abgefragten Pflichtangaben vollständig aus.

4. finway erstellt automatisch ein Eigenbeleg-PDF für die Ausgabe.

Der Vorteil: Du brauchst keine separate Vorlage, kein manuelles Unterschreiben auf Papier und keinen Upload aus externen Tools. Die Erstellung wird systemseitig dokumentiert. Die elektronische Genehmigung und spätere Nachvollziehbarkeit werden im Audit Trail festgehalten. Dadurch ist dokumentiert, wer den Eigenbeleg erstellt oder freigegeben hat und wann das passiert ist.

Diese Angaben müssen enthalten sein

Damit ein Eigenbeleg als Betriebsausgabe nachvollziehbar ist, müssen bestimmte Informationen vollständig erfasst werden. finway unterstützt dich dabei mit einem geführten Ablauf.

Pflichtangabe	Beschreibung
Zahlungsempfänger	Name und Anschrift des Händlers oder Dienstleisters
Datum der Aufwendung	Der Tag, an dem die Ausgabe tatsächlich entstanden ist
Art der Aufwendung	Möglichst genaue Beschreibung, was gekauft oder bezahlt wurde
Kosten	Bruttobetrag der Ausgabe
Grund für den Eigenbeleg	Zum Beispiel „Originalbeleg verloren“ oder „Quittung nicht erhalten“
Aussteller:in	Die erstellende Person; in finway systemseitig dokumentiert

Für digitale Eigenbelege ist entscheidend, dass die Angaben autorisiert sind und nicht unbemerkt nachträglich verändert werden können. Die Protokollierung in finway unterstützt genau diese Nachvollziehbarkeit.

Wichtige steuerliche Hinweise

Aus Eigenbelegen kann in der Regel keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
Der Beleg wird deshalb typischerweise ohne Vorsteuerabzug behandelt.
Bei höheren Beträgen ist besondere Vorsicht geboten, weil die Prüfung durch das Finanzamt strenger ausfallen kann.

Als praktische Orientierung gilt: Kleinere Beträge sind meist leichter nachvollziehbar, vor allem wenn es ergänzende Nachweise wie eine Kartenzahlung oder einen Kontoauszug gibt. Bei größeren Summen sollte möglichst versucht werden, doch noch einen Originalbeleg zu erhalten.

Ein Eigenbeleg garantiert nicht automatisch die steuerliche Anerkennung. Die finale Bewertung hängt immer von der Plausibilität, der Vollständigkeit und dem Einzelfall ab. Kontoauszüge können in finway dem Eigenbeleg beigefügt werden.

Für welche Fälle das Feature besonders hilfreich ist

Kartenausgaben ohne verfügbaren Beleg
Standard-Rückerstattungen, wenn eine Rechnung verloren ging
Bewirtungsrückerstattungen in Ausnahmefällen mit fehlendem Nachweis

Für Mitarbeitende bedeutet das weniger manuellen Aufwand. Für Finanzteams bedeutet es mehr Standardisierung, bessere Dokumentation und einen saubereren Prozess direkt im System.

zuletzt bearbeitet 29.09.2026