Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Tochtergesellschaften (Subcompanies) besteht oder Mitarbeitende Zugriff auf verschiedene Kartenprogramme benötigen, gibt es bei der Nutzeranlegung einiges zu beachten.
📌 Das Wichtigste auf einen Blick
Keine Dubletten anlegen: Legen Sie für ein und dieselbe Person keinen komplett neuen Account mit identischen Stammdaten an. Das führt zu Fehlermeldungen bei der Telefonnummer und macht die Verwaltung unübersichtlich.
Lösung für Multi-Entities: Nutzen Sie die Funktion E-Mail-Alias (z. B.
vorname.nachname+subcompany@firma.de), wenn eine Person in mehreren Subcompanies oder Kartenprogrammen geführt werden muss.
Achtung, bitte prüfen Sie die Möglichkeit der Alias Nutzung mit Ihrer eigenen IT Abteilung.
Stammdatenänderungen: Namens-, E-Mail- oder Telefonnummernänderungen können Sie direkt über Ihren finway Ansprechpartner anfordern.
🛠️ Fall 1: Mitarbeitende in mehreren Subcompanies / mehreren Kartenprogrammen anlegen
Muss ein Mitarbeitender auf mehrere Entities oder Kartenprogramme Zugriff erhalten, nutzen Sie für die weiteren Logins die E-Mail-Alias-Funktion
Wechseln Sie in die entsprechende Subcompany
Links im Menüfeld finden Sie "Mitarbeiter:innen", wählen Sie nun den Mitarbeitenden aus
Fügen Sie nun rechts im Optionenfeld unter "Email Alias" nun die Alias Adresse ein
Tragen Sie beim Anlegen der E-Mail-Adresse ein
+mit Zusatz vor dem@-Zeichen ein.Muster:
vorname.nachname+entity@domain.deBeispiel:
anna.schmidt+holding@firma.deBeispiel 2: anna.schmidt+1@firma.de
Der Account wird erfolgreich angelegt und alle Verifizierungs-E-Mails kommen wie gewohnt im Haupt-Postfach des Mitarbeitenden an.
Voraussetzung ist, dass in den Systemeinstellungen dem Mitarbeitenden auch Rechte auf die entsprechende Subcompany gegeben wurden. Gehen Sie hierzu auf "Systemeinstellungen -> Nutzer:innen -> mit dem "+" Plus-Symbol weitere Firmen zuweisen.
Mehr Informationen zur Multi-Mandantenfähigkeit, sind hier zu finden.
📝 Fall 2: Namens-, E-Mail- oder Telefonnummernänderung (Stammdaten)
Sollten sich die Daten eines bestehenden Mitarbeitenden ändern (z. B. durch Namensänderung nach Hochzeit oder neue Telefonnummer), erstellen Sie bitte keinen neuen Nutzer.
Kontaktieren Sie stattdessen Ihre:n finway Ansprechpartner:in oder support@finway.de unter Verwendung der folgenden E-Mailvorlage, um das Formular zur Stammdatenänderung anzufordern:
!Aufklappen um Vorlage zu erhalten!
!Aufklappen um Vorlage zu erhalten!
"Hallo finway Team,
folgende Änderung (Telefonnummernänderung oder Namensänderung inkl. E-Mail-Änderung) hat sich bei folgendem Mitarbeitenden ergeben: [Vorname Nachname].
([alte Rufnummer: xx, neue Rufnummer: xx])
([alte E-Mailadresse: xx, neue E-Mailadresse: xx])
Bitte stellen Sie uns das entsprechende Formular für die Firma [xx.finway.de und expliziter Firmenname] aus.
Viele Grüße,
xx"
zuletzt aktualisiert am 20.10.2026