Für die Änderung von Nutzerdaten, die im Kartenprogramm registriert sind, muss ein Formular bei der Bank eingereicht und die Änderung somit formal beantragt werden. Das Formular muss im Namen des bevollmächtigten Vertreters (Root-User) ausgestellt und beantragt werden. Wird das Formular durch einen Nutzer eingereicht, der nicht bevollmächtigt ist, wird die Änderung abgelehnt.
Sonderfall: Änderung einer Telefonnummer für einen Nutzer im Kartenprogramm.
Für die Änderung einer Telefonnummer ist nicht zwingend das Formular erforderlich. Ein Admin, der im Kartenprogramm registriert ist, kann die Nummer für einen anderen Nutzer über den Reiter „Mitarbeiter:innen“ ändern. Die neue Telefonnummer muss nach der Änderung vom Profilinhaber erneut verifiziert werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie den Reiter Mitarbeiter:innen auf:
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den die Telefonnummer geändert werden soll:
Klicken Sie oben rechts auf „Bearbeiten“, um das Mitarbeiterprofil zu bearbeiten:
Ändern Sie die Telefonnummer im Profil des Mitarbeiters und klicken Sie auf „Speichern Mitarbeiter:in“:
Anschließend werden Sie aufgefordert, ein SCA-Verfahren durchzuführen. Sie erhalten hierzu eine SMS, die Sie in finway eintragen müssen, um den Wechsel zu bestätigen. Die Aktion kann nur von Admins für andere Nutzer ausgeführt werden.
Sie können die Aktion nur dann für Ihr eigenes Profil ausführen, wenn Sie Zugriff auf Ihre alte Telefonnummer besitzen und somit die entsprechende SMS für das SCA-Verfahren erhalten.
Telefonnummer in Karten aktualisieren:
Nachdem die Telefonnummer für einen Nutzer aktualisiert und von diesem verifiziert wurde, ist sie zwar im Bank-Profil des Nutzers angepasst, jedoch noch nicht auf den einzelnen Karten, die vor dem Wechsel ausgestellt wurden. Der Karteninhaber muss die Nummer anschließend wie folgt auf seinen eigenen Karten aktualisieren:
Öffnen Sie die zu aktualisierende Karte über den Reiter „Karten“.
Klicken Sie anschließend im Kartenmenü oben rechts auf den Button „Optionen“ und wählen Sie dort die Option „Mobilfunknummer aktualisieren“ aus.
Kopfzeile des Formulars
Kreuzen Sie in der Kopfzeile zunächst die zutreffenden Änderung an. Über das Formular können mehrere Änderungen gleichzeitig beantragt werden.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur verfügung:
Änderung für des Namens des Unternehmens Abschnitt A
Änderung der Geschäftsadresse: Abschnitt B
Änderung einer Telefonnummer Abschnitt C (Entfällt, da die Telefonnummer, durch einen Admin im Kartenprogramm geändert werden kann)
Änderung aller E-Mailadressen im Unternehmen (z.B. bei Domainchange): Abschnitt D
Änderung der E-Mail Adresse eines oder nicht aller Mitarbeiters (z.B. aufgrund einer Namensänderung) Abschnitt E
Wechsel des bevollmächtigten Vertreters Abschnitt F
Company details / Angaben zum Unternehmen (mandatory section / Pflichtfeld)
Company Name / Name des Unternehmens: Tragen Sie hier den offiziellen Unternehmensnamen ein, unter dem das Unternehmen bei der Bank angemeldet ist. Wenn sich der Unternehmensname geändert hat, tragen Sie hier den alten Namen ein.
Company Registration Number / Registrierungsnummer des Unternehmens: Tragen Sie hier die HRB-Nummer des Unternehmens ein. Wenn Ihnen diese nicht bekannt ist, können Sie diese Information beim finway-Support anfragen. Wenn sich die HRB-Nummer geändert hat, tragen Sie hier die alte HRB-Nummer ein.
Full name and surname of authorised representative / Vollständiger Vor- und Nachname des Bevollmächtigten: Tragen Sie hier den vollständigen Vor- und Nachnamen des Bevollmächtigten (Root-User) ein. Wenn Ihnen dieser nicht bekannt ist, können Sie diese Information beim finway-Support anfragen.
Passport/ID card number of the authorised representative / Reisepass-/Personalausweisnummer des Bevollmächtigten (please indicate the number of the document you have used for verification / Bitte geben Sie die Nummer des Dokuments an, das Sie zur Überprüfung verwendet haben): Tragen Sie hier die Personalausweisnummer des bevollmächtigten Root-Users ein.
IBAN/Account number / IBAN/Kontonummer: Tragen Sie hier die IBAN Ihres Kartenwallets ein. Sie finden diese in finway unter Karten -> Wallet-Details -> Wallet-Aufladung -> Banküberweisung.
Section A - Business name change / Abschnitt A - Änderung des Firmennamens
Old name / Alter Name: Tragen Sie hier den offiziellen bisherigen Namen Ihres Unternehmens ein.
New name / Neuer Name: Tragen Sie hier den neuen Unternehmensnamen ein.
Reason for the change / Grund für die Änderung: Tragen Sie hier eine kurze Begründung ein. Wenn sich mit der Änderung zusätzliche Daten ändern (z. B. die HRB-Nummer), können Sie das Feld als Ergänzung nutzen.
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Offizieller und aktueller Auszug aus dem Handelsregister zur Bestätigung des neuen Firmennamens.
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Hinweis: Je nach Nachweisbarkeit der Dokumente kann die Bank zusätzliche Unterlagen anfordern. Wir werden Sie in diesem Fall proaktiv kontaktieren.
Section B - Business address change / Abschnitt B - Änderung der Geschäftsadresse
Old address / Alte Adresse: Tragen Sie hier die bisherige Geschäftsadresse ein.
New address / Neue Adresse: Tragen Sie hier die neue Geschäftsadresse ein.
Reason for the change / Grund für die Änderung: Tragen Sie hier eine kurze Begründung ein (z. B. Umzug der Geschäftsstelle). Wenn sich mit der Änderung zusätzliche Daten ändern (z. B. die HRB-Nummer), können Sie das Feld als Ergänzung nutzen.
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Offizieller und aktueller Auszug aus dem Handelsregister, der die neue Firmenadresse bestätigt.
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Section D - E-mail change / Abschnitt D - E-Mail-Änderung (aller Mitarbeiter)
Old email address / Alte E-Mail-Adresse: Tragen Sie hier die alte Domain ein (z. B. @finway.de).
New email address / Neue E-Mail-Adresse: Tragen Sie hier die neue Domain ein (z. B. @finway.de).
Reason for the change / Grund für die Änderung: Tragen Sie hier eine kurze Begründung ein (z. B. Unternehmensname wurde geändert).
Stellen Sie außerdem sicher, dass mit der Änderung der E-Mail-Adresse keine anderen Änderungen einhergehen. Wenn sich beispielsweise der Firmenname ändert, tragen Sie dies zusätzlich in den entsprechenden Abschnitt ein. Mit Abgabe des Formulars bestätigen Sie, dass es keine Änderungen der Unternehmensstruktur, der Eigentumsverhältnisse, der Geschäftsführung oder der juristischen Adresse gab, sofern diese nicht ausdrücklich über das Formular beantragt werden. Wenden Sie sich im Zweifel an den finway-Support.
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Ein Nachweis über den Besitz der neuen Domain (z. B. Screenshot der Rechnung des E-Mail-Providers oder ein Screenshot aus der jeweiligen Plattform, der die Änderung bestätigt).
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Section E - Change of email address of the employee / Abschnitt E - Änderung der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (einzelner Mitarbeiter)
Old email address / Alte E-Mail-Adresse: Tragen Sie hier die alte E-Mail-Adresse des betroffenen Mitarbeiters ein.
New email address / Neue E-Mail-Adresse: Tragen Sie hier die neue E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Employee full name / Vollständiger Name des Mitarbeiters: Tragen Sie hier den vollständigen Namen des Mitarbeiters ein. Wenn sich mit der E-Mail-Änderung beispielsweise auch der Name des Mitarbeiters ändert, tragen Sie die Änderung hier ein.
Kreuzen Sie zusätzlich einen der folgenden Gründe für die Änderung an:
Incorrect/private employee email:
Kreuzen Sie dies an, wenn der Nutzer mit der falschen E-Mail-Adresse im System angelegt wurde (z. B. private E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse eines anderen Subunternehmens).
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Company email domain change..:
Kreuzen Sie dies an, wenn sich die E-Mail-Adresse einzelner Mitarbeiter aufgrund eines E-Mail-Domain-Wechsels geändert hat. Nutzen Sie dieses Feld, wenn nicht alle E-Mail-Adressen in diesem Kartenprogramm aktualisiert werden.
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Nachweis über den Besitz der neuen Domain (z. B. Screenshot der Provider-Rechnung) sowie Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis.
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Employee name changed leading to email update
Kreuzen Sie dies an, wenn sich die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aufgrund einer Namensänderung (z. B. durch Heirat) ändert.
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Selfie des Bevollmächtigten mit dem verifizierten Ausweis (Die Personalausweis-ID auf dem Foto muss mit dem Feld „Personalausweisnummer des Bevollmächtigten“ in der Kopfzeile übereinstimmen).
Section F- Change of authorised representative / Abschnitt F - Wechsel des Bevollmächtigten
Old authorised representative name / Name des alten Bevollmächtigten: Tragen Sie hier den vollständigen Namen des bisherigen Bevollmächtigten (Root-User) ein.
New authorised representative name / Name des neuen Bevollmächtigten: Tragen Sie hier den vollständigen Namen des neuen Bevollmächtigten (Root-User) ein.
Old authorised representative email address / Alte E-Mail-Adresse des Bevollmächtigten: Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des bisherigen Bevollmächtigten (Root-User) ein.
New authorised representative email address / Neue E-Mail-Adresse des Bevollmächtigten: Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des neuen Bevollmächtigten (Root-User) ein.
Reason for the change / Grund für die Änderung: Tragen Sie hier eine entsprechende Begründung ein (z. B. Bevollmächtigter verlässt das Unternehmens).
Bei dieser Änderung müssen zusätzlich Dokumente nachgewiesen werden:
Bitte fügen Sie dem Änderungsformular zusätzlich die folgenden Dokumente hinzu.
Ausgefüllte Vollmachtsvorlage, falls der neue Bevollmächtigte kein eingetragener Geschäftsführer ist. Bitte beachten Sie, dass ein KYC-Link zur Verfügung gestellt wird, um den neuen Bevollmächtigten zu verifizieren (Identitätsnachweis, zwei Adressnachweise und ein Selfie erforderlich). Sie finden das Formular als Anlage in diesem Artikel.
Bestätigung der neuen Unternehmensstruktur sowie jeder Änderung der Eigentumsverhältnisse, der Geschäftsführung, der Geschäftsadresse etc.
Hinweis: Es können zusätzliche Dokumente angefordert werden.
Other Information or requests / Sonstige Informationen oder Anfragen: Nutzen Sie dieses Feld, um zusätzliche Informationen für den Wechsel des Root-Users zur Verfügung zu stellen.
Unterschriftsfeld:
Wer darf Unterschreiben:
Das Formular ist grundsätzlich vom Bevollmächtigten für das Kartenprogramm (Root-User) zu unterschreiben. Wenn der Root-User nicht mehr im Unternehmen tätig ist, können Ausnahmen nach Rücksprache mit dem finway-Support oder Ansprechpartner vereinbart werden.
Wie darf unterschrieben werden?
Handschriftlich: Das Formular kann ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und wieder eingescannt werden.
Elektronisch: Qualifizierte elektronische Signaturen (z. B. via DocuSign) sind zulässig.
Nicht zulässig: Einfach aufgedruckte Signaturen oder Schriftarten, die einer Unterschrift nachempfunden sind, werden in der Regel abgelehnt.
zuletzt aktualisiert 26.08.2026